Description : Le(la) Secrétaire du conseil d’administration est responsable de la tenue des dossiers officiels du conseil, de la préparation et de la distribution des documents pertinents, ainsi que de l’archivage des procès-verbaux et de la correspondance. Il(elle) agit comme gardien(ne) de la mémoire organisationnelle et s’assure que les obligations administratives et légales du conseil soient respectées.
---
Responsabilités principales
1. Réunions du conseil
Préparer et envoyer les avis de convocation, ordres du jour et documents pertinents aux membres du conseil.
Assurer la prise de notes et la rédaction fidèle des procès-verbaux des réunions du conseil et des assemblées générales.
Distribuer les procès-verbaux pour approbation et les archiver.
2. Gestion des documents officiels
Maintenir à jour les registres officiels (procès-verbaux, règlements, politiques, listes des administrateurs).
Conserver et protéger les archives physiques et numériques du conseil.
3. Conformité et obligations légales
S’assurer que les documents requis par les instances gouvernementales (p. ex. : enregistrement d’organisme sans but lucratif) sont préparés et transmis dans les délais prescrits.
Collaborer avec le(la) président(e) et la direction générale pour s’assurer que les statuts et règlements sont respectés.
4. Communication interne
Faciliter la circulation de l’information entre les membres du conseil.
Assurer le suivi des décisions prises et des actions à entreprendre.
---
Compétences et qualités recherchées
Sens de l’organisation et rigueur administrative.
Excellente capacité de rédaction et maîtrise du français écrit (anglais un atout).
Discrétion et respect de la confidentialité.
Connaissance de base du fonctionnement d’un conseil d’administration.
Capacité à travailler en équipe et à respecter des échéanciers.
---
Engagement et disponibilité
Mandat bénévole.
Participation aux réunions régulières du conseil (environ 6 à 8 par année) et à l’assemblée générale annuelle.
Préparation et suivi administratifs entre les réunions.
